IT预算编制：备忘单
IT预算编制是每个IT领导者职责的关键方面。这是如何正确地做到这一点。
IT预算编制范围从痛苦的年度流程到精心制定的IT战略和路线图的实现。对于一个对数字感到不舒服的IT主管或厌恶预算所伴随的理由过程，这可能是一项艰难的工作，而诱惑可能只是调整去年的预算，屈服于任意削减。
为了帮助IT领导者不仅忍受预算流程，而且将其用作推动优先级的战略工具，我们已经汇编了本指南（也可以免费下载PDF）。它应该使预算减少痛苦，并帮助您了解如何将预算用作计划和沟通工具。俗话说“你把钱放在嘴边”，你的预算最终会把公司资源放在你一年中所表达的计划之后。
参见：2019年IT预算研究报告：由于业务条件，安全性和收入机会，IT支出增加（Tech Pro Research）
执行摘要
什么是IT预算？预算编制是为各种IT计划分配货币资源的过程。这些可能包括硬件租赁和人员配备等经常性费用，以及专用于固定期限项目或计划的费用。在一些公司中，这主要是年度演习，而其他公司可能会在每项计划出现时都要求预算。
为什么IT预算很重要？预算显然很重要，因为它提供了资金来保持部门的运行。除了“保持亮点”之外，您的预算还是识别和执行对您的部门至关重要的IT计划的重要工具。
IT预算对谁有影响？虽然IT预算通常由IT领导提供和监督，但是从直线经理到顾问的每个人都可以帮助准备预算。您的员工和顾问将在一年中参与的活动由预算定义，因此它是将您的优先级从概念到执行的关键文档。
什么是IT预算提示和最佳实践？经过充分开发和提出的预算应该是您的IT策略的数字表现形式，您的同行可以很好地沟通和理解。如果做得好，预算应该仅仅肯定已经理解的内容，并且应该以最小的推迟获得批准。
参见：新设备预算政策（Tech Pro Research）
什么是IT预算？
在最糟糕的情况下，IT预算是每个可以想象的项目和技术的资金愿望清单，预计将被减少，削减和拒绝。在一些公司中，合理的预算被开发出来然后加倍或增加三倍以试图“游戏”预算过程并获得实际需要的东西。您的批准者，无论他或她是IT部门还是财务部门，都可能会参与这个游戏，对于什么是合适的，并且随着您越来越荒谬的增加做出回应，可能会采取越来越严厉的削减措施。
预算应该被视为您的IT战略的一种表现，而不是试图获得最大的现金。如果您一直在传达将基础架构迁移到云并强调运营节省的策略，那么您的预算应该反映这些节省并将其用作其他地方增加项目开支的理由。简而言之，预算中的每一行都应该讲述一个可以回溯到您的IT战略的故事。如果您在沟通和分享该策略方面做得很好，它会将预算流程转移到调整金额，而不是证明整个类别的支出是合理的。
通常，IT预算可以划分为不同的类别，具体取决于部门及其结构的复杂性和复杂程度。在基本级别，您可以按如下方式构建预算，每个子类别“汇总”到父级以创建总预算：
更复杂的公司可能会尝试将IT预算的元素分配给IT支持的各个部门或组织，甚至将成本收回给该部门。虽然退款超出了本讨论的范围，但请注意，它们会给预算编制过程带来极大的复杂性，因此不应轻易进行。
其他资源：
快速词汇表：企业预算编制（Tech Pro Research）
在人工智能，物联网，虚拟现实采用的推动下，IT预算将在2018年增长（TechRepublic）
创造杀手级IT预算的艺术和科学（ZDNet）
您永远不想犯的五大IT预算错误（ZDNet）
您应该学习的十大预算破坏性IT灾难（ZDNet）
为什么IT预算很重要？
如果没有预算，您可能会被迫在每次IT支出出现时请求并证明其合理性，这会产生大量不必要的开销。规模较小的组织可能会发现自己愿意迁移到定期预算流程中，因为曾经简单地花费的IT支出，或者通过30秒的走廊对话来证明其合理性，可以通过预算编制可以巩固和提高透明度的重要IT支出。处理。
与项目计划或IT路线图一样，预算为您的部门及其资金需求提供方向和整体视图。它可以让您快速确定资源是否在一个区域或另一个区域过度使用，并且在部门级IT预算的情况下，您可以比较您与类似部门的支出。在基准组织，顾问或简单地呼叫另一家公司的同行的帮助下，您甚至可以在最复杂和最复杂的IT预算上执行此操作，以确定您在特定区域的支出是否比同行更多或更少。
参见：技术预算2019：CXO指南（ZDNet特别报道）| 以PDF格式下载报告（TechRepublic）
而不仅仅是资金的愿望清单，将预算视为优先处理IT计划并验证您的货币投资是否符合您的战略优先级的工具。如果您的一个战略要求是重组您的组织以支持转向移动应用程序，但您的招聘和培训预算微不足道，那么您可能会在开始之前为自己做好准备。同样，您的预算可让您快速确定可能超支的区域。大量的软件预算可能会显示您花费在未使用或不需要的软件许可证上，或者支付旧版本工具的支持费用。您的预算也可以作为战略计划的理由。昂贵的基础设施成本很容易支持迁移到云基础设施，
而不是将预算仅视为管理流程，而是将其视为IT战略的验证和支持工具。如果您没有正式或非正式的IT战略，预算流程就像开始调查需要改进的领域一样好，这将是您首次尝试更具战略性的IT管理的基石。
其他资源：
业务决策如何推动技术支出（ZDNet）
IT预算之争：运营与实验（ZDNet）
CIO应该如何处理传统技术？（网易科技）
IT预算对谁有影响？
当您在部门级别执行这些预算时，IT预算可能看起来很狭隘，或者当您是财富500强CIO时，它们似乎与数千名支持您的工作的员工脱节。但它们直接影响到您能够提供的人员和举措。无论喜欢与否，它们也受到整个组织的限制。如果整个组织正在遭受痛苦，那么一个表现出色的组织，拥有完善的举措和正确的预算，可能仍会受到痛苦和任意削减。
请参阅：IT预算是否已准备好为数字化转型提供支持？四位CIO的旅程（ZDNet）
预算也会影响您的外部合作伙伴，从软件供应商到战略顾问。大多数人都非常乐意帮助您完成预算编制过程; 然而，重要的是要记住，他们对预算中影响他们的部分有重大的既得利益，并倾向于通过他们带来的解决方案的眼睛来看待您的需求。云提供商将通过将资金“转移到云端”来解决每个预算问题，就像咨询服务提供商将在急剧增加的咨询服务预算中看到每个问题的答案一样。这些组织可以提供有价值的基准和规划帮助，因此当然可以将它们用作资源; 请注意，所提供的观点可能并不总是与您的兴趣直接一致。
其他资源：
招聘工具包：IT财务经理/预算总监（Tech Pro Research）
创新困境：谁真的在新技术上发号施令？ （网易科技）
首席信息官必须争取更智能，更具战略性的技术投资 （ZDNet）
IT作为利润中心与成本中心：争论的状态 （ZDNet）
利用IT预算流程为您带来优势（ZDNet）
什么是IT预算提示和最佳实践？
考虑预算对各级组织的影响程度，并将适当的时间和勤奋投入其创建中。很容易看出预算编制是一个痛苦的行政过程; 然而，这确实是您的部门或组织在未来一年将采取的战略和方向的财务表现。理想情况下，制定预算的过程在上一个预算获得批准后立即开始，并以过去的预算为起点。根据去年的预算监控您的支出，当您看到差异或更有效地分配资金的方式时，将其用作正在进行的预算草案的输入。
一些组织要求比其他组织更加努力地保护预算。因此，如果您为需要证明每个项目合理性的组织工作，那么在您编写第一行之前开始销售预算尤为重要，同时与您的IT战略进行沟通并获得共识。如果每个人都知道其目的，影响和目标，那么大规模的IT项目在预算编制时就更容易合理，而不是预算季节是第一次有人听到它。如果您已就您的策略达成一致意见，那么简单地解除预算类别或要求任意减少就更难了，因为先前商定的战略要求与预算项目之间应该存在直接联系。当你必须削减，在您的预算到期前几个月，审查去年的预算和今年的费用，并确定可以减少或重新分配的领域。当您通过已经启动的活动到达预算周期以减少额外的“脂肪”时，将更容易证明优化的预算而不是不必要的项目。
如果您还没有IT策略，请使用预算期作为制定在预算之前立即呈现的“轻量级”策略的机会。如果你有一个有凝聚力和精心设计的计划，执行该计划的资金就不太可能被质疑。最后，如果您需要大幅削减预算的各个方面，请突出显示削减所影响的功能。
在审核预算时，请记住，不仅仅是为您的部门提供一大笔资金，而是优先考虑计划和功能。除非您的组织充斥着未使用的容量，否则削减一个区域将影响您的IT战略的一个要素，与批准者合作确定应首先削减哪些功能以及这将如何影响整个组织没有任何害处。您可以越紧密地将预算映射到过去的结果，就越容易证明未来的支出是合理的。
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